Je viens de tomber sur une présentation intitulée "26 astuces de gestion du temps que j'aurais aimé connaître à 20 ans". Toutes les astuces ne se valent pas, mais voici mes préférées :
- "Il y a toujours du temps. Le temps, c'est une question de priorités." En fait, le problème de fond est de décider ce que l'on veut faire, par opposition à se laisser mener par les événements extérieurs.
- "Ne planifiez que 4 à 5 heure de vrai travail par jour". Variante : on peut chaque jour planifier les 3 choses importantes à faire dans la journée ;
- "Le multi-tasking empêche de se concentrer". C'est vrai. Corollaire : quand une idée surgit, notez ce qu'on doit faire à un endroit précis (une TO DO list) et revenir sur ce quoi on travaillait.
- "Doing is better than perfect" (proverbe de Facebook). Variante : le mieux est l'ennemi du bien. Il y a beaucoup à dire à ce sujet, car c'est une des causes de la procrastination, sujet fascinant s'il en est ! (oui, j'ai prévu - au moins un - article à ce sujet !)
- Découpez les tâches énormes en petites tâches. Il n'est possible d'atteindre un gros objectif que si chaque petite chose, chaque jour, vous rapproche de cet objectif ;
- "Si quelqu'un peut faire la même chose à 80%, alors déléguez".
- "Mettez des dates butoir à toutes les tâches. Ne laissez aucune tâche durer infiniment."
- "Utilisez un aide-mémoire pour toute chose. N'ayez pas confiance en votre cerveau pour mémoriser". Voir le multi-tasking ci-dessus. Ca n'est pas juste une question de mémoire, mais de se libérer l'esprit pour pouvoir se focaliser.
Et vous, quelles sont vos astuces de productivité ?
17 réactions
1 De Darklg - 08/04/2013, 18:21
En effet, de très bonnes techniques.
J'avais rédigé un article à ce sujet il y a bien longtemps :
http://darklg.me/2009/09/mes-techni...
L'une des astuces les plus précieuses étant de différencier "Urgent et Important".
2 De karl - 08/04/2013, 18:54
La liste TODO peut devenir un fardeau, car elle peut s'allonger… s'allonger… s'allonger… tellement qu'il faudra une journée pour la lire tout en entier. Il faut donc apprendre à laisser tomber. Une bonne façon est d'avoir en fait deux listes
Pour le temps et ne pas courrir, les meetings bout à bout d'une heure chaque sont idiots. Il faut du temps entre chaque si ce n'est que déplacer ses fesses pour aller au meeting, etc. Ne pas prendre de RDV de 1h (45 minutes par exemple). Finir dans le temps imparti. Si pas fini remettre à plus tard la suite.
Changer de lieu. Certains lieux sont propices à l'éxécution de tâche plus que d'autres.
Se donner des routines pour certaines choses précises. Un collègue par exemple ne consultait son mail que 3 fois par jour. Le reste du temps l'application était fermée. Cela dépend bien sûr du type de job.
Améliorer son travail c'est aussi s'avoir s'arrêter, pas seulement à la fin de la journée, mais tout au long de la journée.
3 De Jacques-Olivier - 08/04/2013, 23:06
Bonjour,
Et merci, intéressant comme article, qui me fait penser à la méthode scrum, que nous commençons à utiliser dans le cadre de mon travail, notamment sur cette division en pleins de petites tâches.
De mon côté j'essaie aussi de laisser la place à la créativité, parce que c'est aussi du travail
J'essaie d'avoir chaque jour au moins quelques minutes, seul, à ne rien faire, en le posant.
Au moins une fois par semaine je vais passer par un chemin, je vais prendre un petite impasse dans mes trajets par exemple, complètement en dehors de ce que je fais habituellement.
Quand je sens que j'arrive dans une impasse sur une tâche, je me lève, je fais quelques pas, je regarde par la fenêtre, puis j'y reviens.
Si cela ne se débloque pas dans l'heure, je laisse passer une nuit, je fais autre chose.
...
4 De subrico - 08/04/2013, 23:08
Comme le dit darklg, il ne faut pas confondre urgent et important. Pour ça il faut faire une matrice de eisenhower : si tu a 5 taches a faire tu leur attribue a chacune une note de 1 a 5 pour l'urgence et idem pour l'importance.
Tu les disposent dans un repère orthonormé et tu le divise en 4: celles qui sont les plus urgent et importante sont a faire en premier, puis les plus importantes mais moins urgentes, puis moins importante mais plus urgente.
Enfin les non urgente non importante qui peuvent même être supprimées.
5 De pom421 - 08/04/2013, 23:12
Ce qui est important, c'est de ne pas passer un temps fou à s'organiser, à lire des docs sur l'efficacité mais trouver des outils les plus simples possibles, les plus facilement "sous la main". Pour cela, j'ai un simple fichier texte, accessible depuis mon bureau, avec les choses à faire en haut (todo), et les choses faites (backlog) en bas. Et avec Notepad2, je déplace mes lignes de la 1ère catégorie dans la 2eme.
Ca parait simple, voire simpliste mais non, c'est difficile car recenser ses tâches est toujours une tâches harassante, car un effort régulier, il faut donc que l'outil se fasse oublier au maximum : "content first".
L'autre point est de bien définir la granularité de ses tâches et leur domaine de rattachement.
Quand j'essayais de faire du GTD, j'essayais de recenser *toutes* les idées que j'avais, sur le plan professionnel, personnel, avec les choses à faire absolument, les choses "un jour peut être", à faire pour me cultiver, etc.. Genre : faire un site web pour le boulot, acheter du lait, apprendre la liste des capitales du monde, etC.. C'est le meilleur moyen de se perdre.
A la place, je fais 1 todo liste pour mon boulot et uniquement ça. Si une tâche est trop grosse, je la décline en tâche plus opérationnelle, que je pense faire en 5 jours max.
Ensuite, pour des choses que je veux garder quelque part dans un aide-mémoire, je le mets sur ma page iGoogle, avec un widget "notes", me permettant via internet de noter en vrac, des urls, des idées, des tâches à faire dans ma vie personnelle. Cela va d'un site sur Tesla, sur le Titanic, à une modification à demander à mon assurance, le cadeau pour l'anniversaire d'une amie, etc..
Cela ressemble à un chutier, comme pour faire un film, tout est en vrac, mais tout est là. Et le temps passant, la moitié n'est pas intéressante et je l'efface. Ou bien le désir se concrétise et je fais la chose écrite.
Dernier point : accepter d'être procrastinateur, que son cerveau droit réclame de déconner parfois, et qu'on ne peut pas être toujours efficace, dans le raisonnement et le progrès. Accepter que les temps creux soient là pour se reposer.
6 De Nico - 08/04/2013, 23:18
Ma façon de gérer le temps correspond assez aux points que tu évoques ci-dessus, le premier est très juste.
En fait, sans aucunement avoir la grosse tête, je pense qu'il faut voir son temps comme la ressource la plus précieuse qui soit, c'est elle qui permet tout : http://www.nicolas-hoffmann.net/sou...
Une fois qu'on a compris cela, on ne cherche plus à le passer bêtement, mais on choisit d'en faire quelque chose. Il devient étonnamment simple de faire le tri et de mettre ses vraies priorités.
7 De Alex - 08/04/2013, 23:20
A propos de todolist, un logiciel efficace sans lequelle j'aurais maintenant du mal à gérer ma vie perso et pro : orgmode (http://orgmode.org/) pour emacs…
8 De Ellendhel - 08/04/2013, 23:49
Il existe un bon bouquin sur le sujet chez Oreilly et traduit chez Eyrolles pour les personnes qui travaillent comme administrateur système, et qui doit pouvoir s'adapter un peu pour d'autres professions :
- "Time Management for System Administrators" http://shop.oreilly.com/product/978...
- "Admin'sys Gérer son temps... et interagir efficacement avec son environnement" http://www.eyrolles.com/Informatiqu...
Parmi les choses qui me conviennent et m'aident le plus :
- documenter, que ce soit des processus, du code, écrire des compte-rendus de réunion. Non seulement cela évite de faire appel à sa mémoire ou à (re)faire des recherches sur le web mais en plus on réalise mieux ce que l'on a accompli (effet bonus de gain de temps pour les entretiens annuels / budget avec les chefs ou pour chercher du boulot).
- définir un temps "bloqué" où l'on reçoit le moins de sollicitations, où l'on ne consulte pas ses sources d'information externe (mail, RSS, ...) et se focaliser sur une tâche précise. Au final on développe aussi des routines, ce qui un gain de temps.
Et aussi à partir d'un certain niveau, "faire comprendre" à ses collègues et supérieurs que l'on préfère travailler sereinement et de manière efficace plutôt que dans l'urgence :
9 De Coclav - 09/04/2013, 09:10
- avoir son propre "operating system" pour être efficace.
(moi c'est: www.workflowy.com, www.asana.com, un bloc note "créatif" et un bloc note "to do list")
- PRIORISER : tout, tout, tout, et ne faire que les choses en haut de la liste.
- meilleur moyen de prioriser : prendre du temps libre, ça évite de travailler sur des choses qui ne servent à rien.
- travailler sur les trucs "méchanique" quand la motivation n'est pas
- "getting the right idea and getting the idea right"
- comprendre quand on travaille le mieux, et il n'y a pas de réponses facile comme "le soir" ou "le matin" (en tout cas pour moi ça change tout le temps)
10 De Phil - 09/04/2013, 10:47
Il faut lutter contre la procrastination : ne remettez jamais à demain ce qui peut être fait aujourd'hui par quelqu'un d'autre.
11 De Laurent Claessens - 09/04/2013, 11:12
Je n'aime pas tellement celle-là :
"Si quelqu'un peut faire la même chose à 80%, alors déléguez".
parce qu'il me semble qu'elle s'utilise souvent de la façon suivante :
Pour gérer MON temps, il vaut mieux que 10 personnes (autres que moi) perdent une heure plutôt que de perdre 30 minutes moi-même.
12 De RM - 09/04/2013, 14:25
Le calibre 16 est plus connu sous le nom de Valjoux 7750
http://fr.wikipedia.org/wiki/Eta_va...
C'est la votre ?
13 De lol - 09/04/2013, 17:26
Mon combat de tous les jours, je remet à chaque les choses à demain puis au lendemain .... Donc la Todo List, me sert pas à grand chose car je la regarde et je me dis c'est pas important je verrais plus tard !
14 De Olm - 10/04/2013, 15:19
Org-mode rulez avec un worfflow personnel adapté. J'ai trouvé le mien en m'inspirant ici : http://newartisans.com/2007/08/usin...
15 De Tristan - 11/04/2013, 17:41
J'ai plein de choses à dire sur la procrastination. Et ça va venir, il faut que je trouve le temps
16 De Isabelle@reussitepourmampreneur - 12/04/2013, 14:44
Bonjour,
Merci pour ses astuces de productivité intéressantes !
En effet, il y toujours du temps, mais que mettons nous dans ce temps et comment l’utilisons-nous ?
Question de priorités ! Priorité, un mot qui peut faire fuir !
Sommes-nous vraiment en action dans ce temps qui passe, ou le laissons-nous filer en étant plus ou moins actifs(ves) ?
Des questions qui à mon avis sont cruciales et que j’ai abordé dans mon dernier article : http://reussitepourmampreneur.com/6...
17 De Damien Petitjean - 13/04/2013, 10:04
Bonjour, article très intéressant comme toujours sur ce blog ! Après la lecture des commentaires et les techniques de certains, je voudrais réagir sur la gestion du temps : il est vrai qu'il est important de gérer son temps du mieux possible pour être plus productif. Pour ma part, j'utilise un logiciel de gestion de tâches hyper simple, avec des tâches importantes ou pas importantes triées dans des listes en fonction de mes activités (association, boulot activité 1, boulot activité 2, perso, etc.). Je me vois mal mettre en place un système hyper complexe pour gagner en productivité : au final on perd plus de temps à mettre en place ce système que de travailler. Ne serait-ce pas de la procrastination dans ce cas ?